Quo Vadis Abwesenheiten

Eine oder zwei Wochen Urlaub lassen sich schon “irgendwie” meistern - so ist zumindest die Einstellung in vielen Unternehmen. Aber wie sieht es aus, wenn es um Elternzeit, Sabbatical oder um eine längere Auszeit für ein eigenes Projekt geht? Geht das denn? Und wenn nicht, wie schafft man es das zu ändern?

Als Teil des New Work Ansatzes werden diese geplanten „Auszeiten“ aus dem beruflichen Alltag immer häufiger genutzt. Nicht nur als Pause zwischen zwei Jobs, sondern durch aus auch im Rahmen einer festen Anstellung.

Leider sind immer noch verschiedene Vorurteile verbreitet: „Elternzeit? Das ist gerade bei Vätern gar nicht gern gesehen.“ „Sabbatical? Das geht doch ab Management-Ebene oder mit Personalverantwortung überhaupt nicht“ „Auszeit im Sales? Karrierekiller!“ Passend dazu gibt es dazu einen Artikel auf Zeit Online, bei dem drei Väter von ihren Erfahrungen berichten.

In Zeiten des War of Talents und im Rahmen der New Work Bewegung, muss daher mit den Vorurteilen aufgeräumt werden. Einen großen Anteil daran, nimmt die Unternehmenskultur, die dazu beitragen soll, geplante Auszeiten zu nehmen. Als Great Place to Work ist es uns BRICKMAKERS besonders wichtig, Leitprinzipien in unserer Organisation zu verankern und diese in Form von Maßnahmen in unserem Berufsalltag umzusetzen. Dazu zählen wir auch unsere Diversity-Aktivitäten, die wir mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt manifestiert haben. Daher ist es in unserem Unternehmen selbstverständlich, dass die Elternzeit Vätern wie Müttern gleichermaßen möglich ist. Dazu bedarf es entsprechender Prozesse und Infrastruktur, die vom Top Management initiiert werden müssen. Dies schafft Resilienz, nicht nur im Rahmen geplanter Auszeiten, sondern insbesondere bei ungeplanten Abwesenheiten in Form von Krankheitsausfällen.

Es geht bei diesen Prozessen nicht darum, die Mitarbeitenden austauschbar zu machen, sondern in erster Linie, Wissen nicht zu Inseln werden zu lassen und innerhalb der eigenen Unternehmensstruktur eine Zugänglichkeit sicherzustellen. Neben einer entsprechenden Prozess- und Rollenbeschreibung ist die Bereitstellung eben jener Informationen bspw. über ein Wiki ein passender Ansatz. Davon profitieren Mitarbeitende nicht nur bei temporären Übergaben, sondern auch in Wachstumsphasen, z.B. beim Onboarding. Dazu gibt es verschiedene Softwarelösungen, die teilweise sogar schon von ihrem Host als One-Click-Lösung bereitgestellt und nur noch durch die Nutzer konfiguriert bzw. mit Leben gefüllt werden müssen.

Wir haben uns nach einer entsprechenden Auswahlphase für Notion entschieden und nutzen es nicht nur für abteilungs- oder projektspezifische Inhalte, sondern aufgrund der vielseitigen Funktionen auch als allgemeines Unternehmens-Intranet. So kann man nicht nur nachschauen, ob ein Kunde einen besonderen Rahmenvertrag hat, sondern auch Termine für interne Weiterbildungen oder die Vorbereitungen des nächsten Teamevents einsehen. Dank der webbasierten Oberfläche und multimedialen Unterstützung, kann in einem solchen Wiki auch hervorragend agil gearbeitet werden. Ein Prozess ist dabei nicht in Stein gemeißelt, sondern kann während der Durchführung entsprechend angepasst, um Kommentare, Anmerkungen und Graphiken ergänzt und optimiert werden. Hier reichen am Anfang häufig ein paar Stichpunkte oder eine kurze, prägnante Beschreibung. Das führt zu einem deutlich früheren Handeln, als ein Arbeitskreis, der erst einmal alle Eventualitäten von Anfang an abdecken möchte. Diese Flexibilität der Dokumentation ist auch ein weiterer großer Vorteil gegenüber gedrucktem Papier in Ordnern und nimmt dem „Das haben wir schon immer so gemacht“ die Grundlage.

Ein weiteres Werkzeug, welches wir in dem Zuge auch nicht mehr missen möchten, sind virtuelle White Boards. Hier gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, wie Mural, Infinity Maps oder MIRO. Letztere kommen bei uns zum täglichen Einsatz. Gerade zur (begleitenden) Dokumentation von Workshops oder Scrum-Terminen (Dailies, Retros oder Reviews) ermöglichen diese Tools – besonders wenn die Termine hybrid erfolgen - die nachträgliche Betrachtung und dezentrales Informieren. Man war selbst an dem Termin nicht beteiligt, kann aber Fortschritt oder Ergebnis zu verschiedenen Themen – zumindest grundlegend – eigenständig nachlesen. Das verkürzt die benötigte Zeit zum wieder auf den aktuellen Stand bringen.

Für mich im beratenden Vertrieb ist hier die Nennung eines funktionierenden und gepflegten CRM (Customer-Relationship-Management Systems) besonders wichtig. Hier gibt es eine große Auswahl am Markt, unterschiedlichste Anbieter und Modelle, die zur eigenen Dienstleistung bzw. Produkt und natürlich Vertriebsprozess passen müssen. Da wir viele Informationen bereits in unserem Wiki und SharePoint ablegen, haben wir uns für eine schlanke Agentursoftware entschieden – MOCO.

Diese ermöglicht, wie die anderen beiden Systeme auch, ein dezentrales und flexibles Lesen und Pflegen von Informationen. Der aktuelle Fortschritt von Leads, Angeboten und weiteren Informationen zu Kundinnen und Kunden können dort von beteiligten Personen eingesehen werden, unabhängig davon, ob die/der Account Manager*in im Büro, auf Messe, einer Weiterbildung oder eben im Urlaub ist.

Ich war dieses Jahr durch erneuten Nachwuchs für zwei Monate in Elternzeit. Unsere Strukturen und verwendeten Systeme machten mir die Abwesenheit möglich. Die Übergabe konnte ich einfach vorbereiten und nach meiner Rückkehr mich ebenso unkompliziert wieder einzufinden. Deutlich unabhängiger von den Verfügbarkeiten der Kolleginnen und Kollegen.

Man muss für eine solche Auszeit auch nicht zwingend auf Nachwuchs warten oder direkt ein mehrmonatiges Sabbatical einlegen. Manchmal sind es schon ein paar Wochen am Stück die gewünscht sind. Vor der Elternzeit war es bei mir z.B. die Hochzeitsreise nach Neuseeland, bei anderen - gerade in der IT - ist es vielleicht auch der Wunsch eine eigene Idee umzusetzen – etwas das wir proaktiv durch entsprechende Zeitkontingente unseren Mitarbeitenden bereits ermöglichen ( https://jobs.brickmakers.de/de).