Neue Arbeitsformen nach Corona - Teil 2 Hybrides Arbeiten

Umdenken und Umsetzen

Zuerst einmal möchten wir uns für die vielen positiven Rückmeldungen auf den letzten Blogbeitrag bedanken. Wir freuen uns, dass dieses Thema viele Unternehmen genauso beschäftigt.

Einige Rückfragen kamen dazu, wie wir unser neues Arbeitsmodell gefunden haben und wie genau der Entscheidungsweg hier ausgesehen hat. Ebenfalls hat die Fragestellung, wie wir unsere Mitarbeitenden in die Diskussionen über die Zukunft mit einbezogen haben und wie die ersten Schritte in die Praxis umgesetzt wurden, enormen Zuspruch gefunden.

Einleitend, ein kurzer Throwback, wie vor der Pandemie bei den BRICKMAKERS gearbeitet wurde. Neben der engen kooperativen Projektarbeit, verbunden mit transparenter und direkter, Kommunikation, zeichnete die Stimmung im Team das Arbeiten bei BRICKMAKERS besonders aus. Die gesamte Unternehmenskultur war darauf ausgelegt vor Ort miteinander zu interagieren. Nicht zuletzt war auch die großzügige, offene Bürofläche ohne Einzelbüros für diesen Spirit und den Austausch untereinander dienlich. Home-Office war zwar bereits in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei Kinderbetreuungs- oder Handwerkerterminen, möglich, da das gesamte Team mit Laptops ausgerüstet war. Dennoch herrschte die Überzeugung, dass das WIR-Gefühl, unsere Werte und Kultur am Besten in einer Büro-Kultur verbreitet und gelebt werden könnten.

Das Umdenken

Sicherlich stellt man sich die Frage, wie es zum Umdenken kam, gerade dann, wenn pre-corona alle Mitarbeitenden mit der Arbeitskultur zufrieden waren?
Wie im ersten Blogbeitrag bereits erwähnt, stellte die Pandemie auch uns vor neue Herausforderungen. Von zunächst hundertprozentiger Präsenz im Office, wurden wir gezwungen schnell zu reagieren und wechselten zu hundertprozent Homeoffice. Ähnlich wie andere Unternehmen, konnten wir schon bald eine positive Zwischenbilanz für die neue Arbeitsweise ziehen. Weder blieb die Arbeit liegen, noch verlor sich die Kommunikation, Informationen wurden geteilt, Prozesse haben sich neu gefunden – sogar neue Mitarbeitende wurden remote eingestellt und starteten ihre Karriere von zu Hause. Wir mussten schnell lernen, im New Normal zu navigieren und konnten nach kurzer Zeit feststellen, dass es funktioniert.

Was bedeutet das konkret?

Die Projekte liefen weiterhin auf einem hohen Qualitätsstandard und die Zusammenarbeit funktionierte. Hierfür benutzen wir Microsoft Programme, wie Sharepoint, Forms und Teams. Einige neue Meetingformate entwickelten sich und es kamen optionale Austausch-Formate dazu wie der Lunchcall oder das digitale Bier am Freitagabend dazu. Aus reiner Prozesssicht und Organisationsabläufen funktionierte die neue Arbeitsweise zwar recht gut, allerdings wurde schnell deutlich, dass wir das interaktive Miteinander stark vermissen: die Meetings live und in Farbe, mal eben schnell zum Kollegen rüber laufen und Fragen stellen und der gemeinsame Austausch bei Pizza und Limo.

Das Feedback der Mitarbeitenden war unterschiedlich. Manche beklagten sich über die Eintönigkeit zu Hause, die mangelnden Rahmenbedingungen und die einsame Atmosphäre, andere freuen sich über das Einsparen der Fahrtzeit, mit der Familie Mittag essen zu können oder einfach zwischendurch mit dem Hund in Bewegung zu kommen. Somit standen wir vor der großen Herausforderung, allen Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Von Beginn an war klar, wir müssen mit der Zeit gehen und den Mitarbeitenden die Option Homeoffice bieten. Wir möchten uns bestmöglich an den Bedürfnissen aller Mitarbeitenden orientieren und auf die Rahmenbedingungen jedes Einzelnen eingehen.
Doch wie finden wir die Bedürfnisse heraus und wie bekommen wir schnell einen Überblick über die persönlichen Präferenzen? Unsere Lösung: Wir haben eine Mitarbeitendenumfrage gestartet, um mehr Insights über den Wunscharbeitsplatz zu ermitteln.

Aus dieser Umfrage entstanden drei Arbeitsplatzwünsche: Arbeiten im Office, Mobiles Arbeiten und Telearbeit. Telearbeit bedeutet ein Arbeitsplatz im eigenen Zuhause zu haben, welcher wie im Büro ausgestattet ist (Aufgabe des Arbeitgebers). Telearbeit bedeutet bei uns, dass man mehr als 50% der Arbeitszeit von Zuhause aus arbeitet (aus organisatorischen Gründen), aber jederzeit die Möglichkeit besteht, ins Büro zu fahren. Alle zwei Wochen, ist ein Präsenztag mit dem gesamten Projektteam im Büro eingeplant, damit der persönliche Austausch nicht komplett fehlt.

Das Konzept aus diesen Formen bezeichnen wir als: hybrides Arbeiten, eine Mischform aus allen Arbeitsbereichen, gegliedert in zwei Hauptarbeitsbereiche, die sich aus unseren Umfrageergebnissen abgeleitet haben:

Office (ca. 60% der Mitarbeitenden): Ich arbeite zu mehr als 50% aus dem Homeoffice, habe aber die Option für Mobiles Arbeiten. Sobald Corona es wieder zulässt, dass ich im Büro sein kann, ändert sich räumlich nicht viel für mich. Ich kehre an meinen gewohnten Arbeitsplatz zurück.
Telearbeit (ca. 40% der Mitarbeitenden): Ich arbeite mehr als 50% in der Telearbeit, habe ebenfalls die Option für Mobiles Arbeiten (darunter fällt natürlich ebenfalls die Arbeit aus dem Office ebenfalls drunter). Ich verliere meinen festen Arbeitsplatz im Büro, – Tisch, Stuhl und Monitore werden zu mir nach Hause geliefert und für alle Telearbeitenden werden, nach dem Flex Desk Prinzip, freie Tische im Büro zur Verfügung gestellt, auf die man sich mit Hilfe unserer App einbuchen kann.

Kurze Randbemerkung hierzu: Bei uns ist reine Telearbeit für Auszubildende ausgeschlossen, da neben der rechtlichen Sachlage die fachliche Verantwortung und der Erziehungsauftrag nur persönlich stattfinden können.

Die Umsetzung in die Praxis durch einen Advisor

Wie bekommt man die Masse an organisatorischen Schritten im Unternehmen umgesetzt?
Wir haben für solche thematischen Bereiche sogenannten Advisor Stellen. Beim Advisory Modell geht es darum, dass eine Person aus dem Team die Führung/Verantwortung für ein bestimmtes Thema im Unternehmen ganzheitlich übernimmt.

Wir glauben daran, dass Führung in Zukunft primär durch Verantwortung ausgeprägt wird und sich in viele diverse, oft fachliche, Aspekte aufteilt. Mit dem Advisory Modell wollen wir daher einen Rahmen schaffen, um mehr Teammitglieder mit Verantwortung für spezielle Themen ausstatten zu können. Ich freue mich sehr darüber, den Advisor für das Thema „Arbeitsmodelle der Zukunft“ bei den BRICKMAKERS übernehmen zu dürfen und neue Arbeitsweisen zu integrieren und die Unternehmenskultur somit stetig voranzubringen.

Im Folgenden möchte ich eine Hilfestellung dafür geben, wie man die Organisation der „Telearbeit“ als ersten Schritt ins Hybride Arbeiten angeht.

Erste Schritte in die Umsetzung?

Mein erster Fokus lag auf dem Thema Telearbeit, da wir uns hier komplett neu aufstellen mussten. Vorher waren vereinzelt Mitarbeitende im Homeoffice mit individuellen Vertragsklauseln. Jedoch war die Organisationsstruktur neu, dies für mehr als 1/3 der Mitarbeitenden einzuführen.

Wo fange ich also an?

Zuerst einmal war klar, dass wir eine gewisse Verbindlichkeit schaffen müssen, um die Organisation zu starten. Hierfür knüpften wir ein paar Bedingungen an die Telearbeit: diese ist verbindlich (vertraglich festgehalten), aber pro Quartal auflösbar, der Arbeitsplatz gilt als Hauptarbeitsplatz (<50%) und es ist in dem Rahmen jederzeit möglich, ins Büro zu kommen und von dort zu arbeiten. Ganz wichtig ist hier, die Anforderungen an den Telearbeitsplatz festzulegen und zu formulieren. Die Arbeitsstättenverordnung besagt ebenfalls, dass eine Gefährdungsbeurteilung durch die Arbeitgebenden, sowie regelmäßige Unterweisungen erfolgen müssen. Die Unterweisungen lassen sich super in Kooperation, zum Beispiel mit Krankenkassen und/oder mit fertig aufgenommenen Videos abbilden.
Sobald der Ergänzungsvertrag von den „Telearbeitern“ unterschrieben wird, liefern wir quartalsweise das Mobiliar aus. Hierzu gehören höhenverstellbare Schreibtische, Stühle und Monitore.

Hier ein Auszug meiner Checkliste für die To-Dos der Telearbeit:

Regeln“ für Telearbeit festlegen, die Verbindlichkeit schaffen
Anforderungen für den Telearbeitsplatz formulieren
Ergänzungsvertrag Telearbeit (Inhalte: Arbeitszeit, Arbeitsort, Anforderungen an den Telearbeitsplatz, Kosten, Arbeitsausfall, Zugangsrecht, Haftung, Beendigung der Telearbeit)
Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber
Unterweisungen organisieren
Mobiliar an die Mitarbeitenden ausliefern

Diese To-Dos sind nur ein kleiner Auszug vieler Aufgaben. Einige weitere Schritte folgen im nächsten Blogbeitrag. Ebenso werde ich berichten, wie die Situation im Büro organisiert wird, sobald die Mitarbeitenden zurück ins Office können. Außerdem beschäftigt uns ein sehr großes Thema: Wie verändert sich unsere erfolgreiche Unternehmenskultur?