Leitfaden für hybride Meetings – Teil 4 Hybrides Arbeiten

Last but not least, stelle ich euch heute den letzten Blogbeitrag aus der Reihe „Hybrides Arbeiten“ vor! Aufgrund des letzten Blogbeitrags führte ich einige Gespräche mit euch. Aus diesen resultierte, dass es im täglichen Arbeitsalltag häufig an praktischen Tipps und direkt umsetzbaren Maßnahmen fehlt. Mit diesem Artikel ist es mir daher ein Anliegen, noch mehr Mehrwert für euch zu schaffen und Hilfen an die Hand zu geben, hybrides Arbeiten direkt in die Praxis umzusetzen. Besonders der Mittelstand soll ermutigt werden, neue Arbeitsformen auszuprobieren. 

In unseren Gesprächen kamen wir immer wieder auf die Thematik hybride Meetings. Wie stattet man Meetingräume technisch aus und was ist bei hybriden Meetings zu beachten? Besonders oft kam die Frage auf, wie man remote Teilnehmende an einem Meeting so gut wie möglich integrieren kann, um ihnen das Gefühl zu geben „am gleichen Tisch zu sitzen“. 

Diese Themen habe ich in meiner Recherche zusammengetragen und und für unser Unternehmen BRICKMAKERS beleuchtet. Daraus ist ein Meetingleitfaden entstanden.  
Dieser Leitfaden soll den Meeting-Moderierenden (bei uns sind das meist die Scrum Master der Teams) dabei helfen, hybride Meetings so gut es geht zu gestalten. Was ist, wenn man keine moderierende Person für ein Meeting hat? Wir handhaben dies so, dass die Person, die den Termin einstellt/plant, für die praktische Umsetzung verantwortlich ist, somit auch für die Umsetzung des Leitfadens. Ja, ich nenne es ganz bewusst „Leitfaden“ oder „Empfehlung“ – es gehört zu unserer Unternehmenskultur, mit so wenig Regeln wie möglich zu arbeiten. Jede Person soll sich so entfalten, wie es für sie am besten passt.  

Im Folgenden werde ich auf die verschiedenen Schritte eines hybriden Meetings eingehen. Die Schritte wie Terminvorbereitung und Terminplanung richten sich mehr an die Moderierenden oder „Hosts“ des Meetings. Ich möchte aber betonen, dass besonders der Schritt „Termindurchführung“ alle Teilnehmenden betrifft und hier der gegenseitige Respekt gefragt ist, diese „Regeln“ einzuhalten.

Terminvorbereitung 

Die Organisation eines hybriden Termins fängt bei der Termineinstellung an. Jeder Termin muss in Outlook mit einer Kennzeichnung beginnen. Es soll auf einen Blick sichtbar sein, ob es sich um einen Local-, Remote- oder Hybrid-Termin handelt. Diese Kennzeichnung muss als erstes im Titel stehen. Bei Terminen, die auch aus dem Büro stattfinden, muss ebenfalls die Raumbuchung beachtet werden. Mögliche „Tags“ sind: 

• [L] - , für Local (Raum buchen!) 

• [R] - , für Remote  

• [H] - , für Hybrid (Raum buchen!) 

Um sicherzugehen, dass man zwischen den Terminen auch genug Zeit für eine Biopause, einen Kaffee oder einen Snack hat, sollten diese nicht nahtlos aneinandergereiht sein. Es sollten mindestens 5-10 Minuten Pausen zwischen den Terminen sein. Bedeutet, ich beende meinen Termin um 10:50 Uhr, damit der nächste Termin um 11:00 Uhr starten kann.

Terminplanung 

Ein erfolgreiches hybrides Meeting hängt stark von einer guten Vorbereitung ab. Der erste Planungsschritt beinhaltet die Auswahl der Video Kommunikation-Plattform. Die Auswahl ist riesig. Meist haben Unternehmen feste Vorgaben der Plattformen. Wir bei BRICKMAKERS nutzen hierzu Microsoft Teams. Häufig sind aber auch Zoom, GoToMeeting, Hangouts, Skype, Cisco Webex uvm. im Einsatz. Vor der Auswahl sollte man klären, welche Funktionen man benötigt. Können und dürfen (Datenschutzbestimmungen) alle Teilnehmenden mit dem Programm arbeiten? Plane ich mit Break Out Sessions (kurze Sitzungen in Kleingruppen, bei laufendem Meeting)? Sollten Teilnehmende virtuell die Hand heben können? Kann ich meinen Bildschirm teilen? Komme ich selbst mit der Plattform zurecht? 

Eine gute Planung des Meetings, wie zum Beispiel die Auswahl der kollaborativen Tools, gibt den remote zugeschalteten Personen ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl. Tools wie Miro (online Whiteboard) oder mentimeter (Echtzeit-Feedback App für z.B. Liveumfragen, Durchführung eines Quizes oder Sonstiges) erleichtern die Interaktion zwischen den Teilnehmenden. Seid ihr auch ein agil arbeitendes Unternehmen und führt regelmäßige Refinements durch? Dann haben wir noch einen kleinen Tipp in eigener Sache für euch: unsere eigens entwickelte ESTIMA App – eine Planning (Scrum) Poker App für agile und hybrid arbeitende Teams. Es hilft dabei, Tickets des kommenden Sprints kollaborativ und remote zu schätzen. 

Wir haben ebenfalls gute Erfahrungen mit einer klaren Rollenverteilung gemacht. Zu der Moderation habe ich bereits oben etwas geschrieben. Die moderierende Person ist das Herz eines hybriden Meetings. Sie sorgt für eine gleichmäßige Gesprächsverteilung, für die Einhaltung der Zeit und der Themen. Wer kennt es nicht? Ziel des Meetings war eine Kundenterminabsprache, der Termin endet mit der Besprechung der letzten Teamsitzung. Um dies zu verhindern, sollte die moderierende Person das Ziel und die Zeit des Meetings im Auge behalten und dies immerzu fokussieren. Neben der Moderation können noch zusätzliche Rollen verteilt werden, die die Durchführung erleichtern. Personen mit einer Rolle werden besonders aufmerksam am Meeting teilnehmen, daher empfehle ich mehrere kleinere Rollen zu verteilen, anstatt einer Person alles in die Hand zu geben. Diese Rollen können wie folgt aussehen: 

Ein „Tekkie“ ist eine Person, die sich besonders gut mit der Technik auskennt und Fragen in einem parallelen Chat beantwortet, die während dem Meeting auftreten, wie „ich sehe das Board nicht“, „mein Video hängt“, „ich habe keinen Ton“. Ebenfalls postet die Person die für das Meeting relevanten Links zum z.B. Miro Board oder legt die „Break Outs“ an. Dann kann die Moderation sich auf die eigentliche Tätigkeit konzentrieren. 

Ein „Timekeeper“ hat die Zeit des gesamten Meetings und einzelner Agendapunkte im Blick. Die Peson kennt die Agenda genau und unterstützt die moderierende Person bei der Einhaltung der Zeit, indem sie erinnert, wie viel Zeit noch für welche Aktion übrig ist. 

Alle sind abgelenkt, die „Luft ist einfach raus“ und keine*r kann mehr aufmerksam folgen. Dann ist es Zeit für eine Pause. Oft traut sich niemand, diesen Wunsch vor allen zu äußern, da man das Meeting nicht „stören“ möchte. Es ist der Job der „Energiewache“, dafür zu sorgen, dass genügend Pausen gemacht werden, gerade in längeren Workshops oder Terminen. 

Fehlen Kolleg*innen bei diesem Meeting oder werden wichtige Maßnahmen für die Zukunft festgelegt, sollte es eine dokumentierende Person geben, die die Ergebnisse aufschreibt, ablegt und diese an fehlende Personen sendet oder für inhaltliche Rückfragen zur Verfügung steht.

Meine persönliche Lieblingsrolle ist ein „Buddy“ – dieser achtet auf die remote teilnehmenden Personen. Versucht mein Kollege die ganze Zeit zu Wort zu kommen, wird aber akustisch übertrumpft? Hat meine Kollegin länger nichts gesagt? Hat sie vielleicht Fragen oder ist sie abgelenkt? Der/Die Moderator*in kann nicht alle Personen im Blick behalten. Die Person Buddy sorgt für die bestmögliche Integration der remote zugeschalteten Kolleg*innen und dafür, dass das Meeting für alle auf „Augenhöhe“ stattfindet. 

Wenn die Rollen verteilt sind, ich sicher gegangen bin, dass ich mit der Technik klarkomme und hier alles vorbereitet ist, steht der Durchführung meines hybriden Meetings nichts mehr im Wege.

Termindurchführung 

Diese Punkte des Meetingleitfadens richten sich an alle Teilnehmenden.  
Alle Teilnehmenden sollten pünktlich zum Meeting erscheinen, egal ob lokal oder remote. Wer verhindert ist, hat sich im Vorfeld abzumelden oder gibt kurzfristig seine Verspätung durch. Bei uns gilt: alle nehmen (soweit möglich) mit Kamera teil, um gegenseitige Mimik wahrnehmen zu können. Ja, damit meine ich auch die Teilnehmenden vor Ort. Jeder hat den Laptop geöffnet, nimmt an dem Meetingtermin online Teil. Dies ist wichtig, denn auch die Personen zuhause möchten die Mimik der Redenden vor Ort wahrnehmen. Ebenso sind alle stumm geschaltet, wenn nicht anders aufgefordert, um eine störende Geräuschkulisse zu vermeiden. Aus Respekt den Organisierenden/Moderierenden gegenüber, ist die volle Aufmerksamkeit von Nöten. Es gilt als unhöflich, parallel zu schreiben oder sonstige Dinge zu erledigen. Ein wesentlicher Punkt, der manchmal schwierig einzuhalten ist: jede*r darf ausreden. Wenn es durch das Internet zu Verzögerungen kommt, hat man schnell dazwischengeredet. Dies sollte vermieden werden. Hier könnte ein Buddy besonders drauf achten, dass jede Person ausgeredet hat. So kann diese*r auch auch bei einem Themenwechsel nachhaken, ob es noch Fragen oder Anmerkungen gibt. Remote Zugeschaltete können dies auch selbst durch virtuelles Handzeichen anzeigen. Generell gilt: Jegliches Feedback via Mimik, Gestik oder Emojis ist ausdrücklich erwünscht. 

Die wichtigste Regel, nach meinem Ermessen, ist „online first!“. Remote Teilnehmende haben IMMER Vorfahrt. Steht eine Frage im Raum oder ist eine Meinungsäußerung erwünscht, starten immer die Kolleg*innen virtuell.

Zuletzt haben wir noch ein paar Tipps, wie man die bekannte „Meeting-Müdigkeit“ hybrider Termine bekämpfen kann. Wie oben bereits erwähnt, sollten Pausen zwischen den Meetings beachtet werden. Verkürzt eure Termine auf 45 Minuten, anstelle der klassischen Stunde. Wir sind uns sicher, dass dies das gleiche Ergebnis liefert. Die Anzahl der täglichen Meetings sollte auf das Nötigste reduziert werden. Wie wäre es mal, einen meetingfreien Tag pro Woche einzuführen? Es sollten mehr knappe und produktive Absprachen getroffen werden. Die Beachtung von Pausen zwischen den Agendapunkten und einer kurzen Bewegungsanleitung können „neuen Schwung“ in die Termine bringen. Ebenso relevant ist die Überlegung, wie man die sozialen Gespräche in hybriden Terminen fördern kann. Hier fehlen die kurzen Talks auf dem Weg zur Kaffeemaschine oder der Austausch in kurzen Pausen. Auch diese können hybrid stattfinden. Nehmt doch jeweils eine Person online in eure Kurzgespräche mit? Ein remote Kollege wandert mit dem Laptop an die Kaffeemaschine, die andere Kollegin geht zugeschaltet via Handy mit einem virtuellen Spaziergang in der Mittagspause mit.

Das wichtigste ist, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass es für remote Teilnehmende immer schwieriger ist, sich in Meetings zu beteiligen, Informationen mitzubekommen und sich an kurzen Gesprächen zwischendurch zu beteiligen. Diese Situationen sollten bewusst gefördert werden. Nehmt die Punkte in eure Meetings mit, die zu eurer Kultur und euren Teilnehmenden passen und seid mutig, auch neue Dinge auszuprobieren. Wir freuen uns auf weitere Ideen oder Erkenntnisse von euch und über jeden Austausch!

Hier findet ihr alle Blogartikel zum Thema und einen Downloadbereich mit unseren Musterverträgen zur Telearbeit und mobilen Arbeiten: Hybrides Arbeiten | Toolkit 

Das war es mit unserer Blogreihe zum hybriden Arbeiten. Ich bedanke mich für eure Aufmerksamkeit und verabschiede mich hiermit. 

Wir wünschen euch viel Erfolg auf eurem Weg in ein neues Arbeitsmodell! Wichtig dabei ist, orientiert euch dabei immer an den Mitarbeitenden. Seid mutig und macht Fehler! Denn „Jeder Fehler hat eine Lehre eingebaut.“ – Vera F. Birkenbihl 

Eure Miriam Schuff