5 Tipps für effizientes Arbeiten aus dem Home-Office

Die derzeitige Krisensituation hält uns und unser gesellschaftliches Leben weiterhin auf Trab. Noch auf unbestimmte Zeit, bis wir hoffentlich irgendwann eine sogenannte Herdenimmunität erreichen, müssen wir unsere sozialen Kontakte auf ein Mindestmaß einschränken – so schützen wir unser Gesundheitssystem und damit die gesamte Gesellschaft. Dass Arbeitnehmende in dieser Zeit nicht ins Büro gehen, wo sie meist mit vielen anderen Kolleg:innen oder Kund:innen in Berührung kommen, trug im letzten Jahr und trägt auch weiterhin einen wesentlichen Teil dazu bei. Home-Office ist in Zeiten von Computer und Internet die komfortable Lösung als Firma trotzdem arbeitsfähig zu sein.

Wir wissen: Nicht für alle Unternehmen ist dies machbar und nicht für alle ist es so einfach möglich, wie es wahrscheinlich für uns bei BRICKMAKERS ist. Doch wir sind fest davon überzeugt, dass sich die Annäherung an digitale Technologien und die sich so ergebenden Möglichkeiten – nicht nur zum Schutze unserer Gesundheit – bezahlbar macht.

Arbeitgebende sollten unserer Meinung nach alle Gegebenheiten schaffen, die für erfolgreiches Arbeiten aus dem Home-Office nötig sind. Arbeitnehmende dagegen sollten das Arbeiten von zuhause aus auch aktiv einfordern, wenn es nicht schon von der Führungsebene angeordnet ist. Also: Helft mit, euch selbst und alle anderen zu schützen. Nur gemeinsam können wir die aktuelle Situation meistern.

Im Folgenden haben wir unsere 5 Tipps für euch zusammengestellt, wie Home-Office effizient möglich ist und gleichzeitig auch die gewohnte soziale Interaktion mit den Kolleg:innen nicht verloren geht. Es ist aber auch wichtig, sich klarzumachen, dass eine so radikale Änderung der Arbeitsweise nicht von heute auf morgen klappen wird – und das ist auch nicht schlimm. Nehmt euch Zeit, denn es sind viele Arbeitsprozesse betroffen und diese müssen angepasst und teilweise neu gedacht werden.

Wir legen euch ans Herz, nach den ersten Erfahrungen mit der Remote-Arbeit eine Art Leitfaden oder „Manifest“ aufzustellen, in dem gut funktionierende Vorgehensweisen für das gesamte Team festgehalten und an dieses verbreitet werden. Dieses kann dann später immer wieder ergänzt werden. Daran können sich nicht nur bestehende Team-Mitglieder orientieren, es hilft darüber hinaus neuen Mitarbeitenden beim Einstieg!

1. Schafft die richtige Infrastruktur und Arbeitsumgebung

Unerlässlich für effektives Arbeiten von zuhause aus sind grundsätzlich folgende Vorkehrungen bzw. die folgende Infrastruktur:

Ein Laptop mit Kamera und Mikrofon
Ein stabiler und sicherer Internetzugang
Eventuell: Ein VPN (Virtual Private Network)-Zugang
Kopfhörer, sofern ihr nicht ganz alleine seid
Ein Firmenhandy oder eigenes Handy
Last but not least: Ein fester Arbeitsplatz mit guten Lichtverhältnissen, ausreichend Platz und einem bequemen Stuhl

Auch die stetige Unterstützung der Führungskräfte ist essentiell für einen reibungslosen Ablauf: Sie sollten sicherstellen, dass jede/r Mitarbeiter/in produktiv von zuhause aus arbeiten kann und prüfen, ob sie zusätzliche Tools oder Hilfe benötigen.

2. Strukturiert euren Tag

Nehmt das Wort „Home-Office“ ernst, denn eine geordnete Arbeitsatmosphäre ist insbesondere zuhause wichtig. Schafft euch auch dort einen geregelten, aufgeräumten Arbeitsplatz und die passende Atmosphäre: Arbeiten von der Couch oder aus dem Bett heraus ist nicht zielführend, denn diese Orte sind zum Entspannen gedacht. Außerdem hilft es, den Tag im Home-Office so zu gestalten, wie man es auch für das Büro getan hätte. Also sollte man sich morgens nicht einfach im Schlafanzug an den Laptop setzen, sondern sich der Situation entsprechend angemessen kleiden – das hilft, den Arbeitsmodus einzulegen und sich richtig zu fokussieren.

Zu einem strukturierten Arbeitstag zuhause gehört auch, Arbeitszeiten einzuhalten und pünktlich am Arbeitsplatz zu erscheinen und wie üblich für die Kolleg:innen erreichbar zu sein.

Gerade im Home-Office fällt es schwer, sich nicht ablenken zu lassen. Der Postbote oder das Telefon klingelt, die Kinder möchten etwas spielen oder fragen nach Hilfe bei den Hausaufgaben. Kommuniziert klar, wann ihr für wen erreichbar seid. Signalisiert Familienmitgliedern oder Freunden, dass ihr in der Arbeitszeit nicht angesprochen werden möchtet. Wer kein Arbeitszimmer hat, sollte Kopfhörer nutzen oder sich in einen gesonderten Raum zurückziehen.

Ebenso ist es wichtig, sich klarzumachen, dass Feierabend auch zuhause Feierabend bedeutet: Schaltet also Laptop und Firmenhandy aus und erholt euch vom Arbeitstag. Und nicht zu vergessen – schlaft genug.

Achja: Das Feierabendbier unter Kolleg:innen ist aber auch remote gut möglich. Ihr könntet euch zum Beispiel immer freitags virtuell zum Bier (oder einem anderen Getränk) verabreden. Jeder für sich ist zuhause, aber trotzdem ist man nicht allein. Ob dabei einfach nur gequatscht, parallel ein Gesellschaftsspiel gespielt oder gar angegrillt wird – macht, worauf ihr Lust habt!

3. Good Communication is King

Aktive Kommunikation gewinnt im Home-Office noch mehr an Bedeutung als im Büro – denn die Gespräche an der Kaffeemaschine oder die direkten Abstimmungen mit den Kolleg:innen fallen weg. Daher raten wir dazu, viel, offen und noch intensiver miteinander zu kommunizieren. Nutzt dafür (Team-) Chats, das Telefon, E-Mails und Tools für Videokonferenzen – wann welches Kollaborationstool geeignet ist, hängt von verschiedenen Umständen ab. Probiert es aus!

Für uns hat sich bei der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt als besonders nützlich erwiesen, einen Team-Call im Konferenz-Tool offen zu halten, über den man sich „per Zuruf“ austauschen kann. Kamera und Mikrofon sollten dann angeschaltet werden, sobald man etwas sagen möchte. Das ist dann ähnlich wie eine spontane Absprache über den Schreibtisch hinweg im Büro.

Nach unserer Erfahrung ist es für den Zusammenhalt des Teams ebenfalls besonders hilfreich, sich gemäß Scrum täglich zu einer festen Uhrzeit auf dem Laufenden zu halten (Daily Stand-up). Sprecht über den aktuellen Stand der Arbeit und besprecht, an was ihr den Tag über arbeiten werdet.

Aber: Office bedeutet nicht nur Arbeit, auch die soziale Interaktion mit den Kolleg:innen ist essentiell im Büroalltag. Das gilt genauso im Home-Office. Deshalb ist es nach unserer Erfahrung besonders wichtig, das reine Arbeiten mit den Teammitgliedern zwischendurch mal aufzubrechen. Also warum nicht ab und an mal auf ein Remote-Kaffeetrinken oder ein gemeinsames Remote-Mittagessen mit den Kolleg:innen verabreden? Das ist nicht als Meeting gemeint, sondern als Ersatz für lockere Gespräche mit dem Team, die es sonst im Büro gegeben hätte. Legt das Ganze zum Beispiel einfach als offenen Serientermin an, bei dem alle die teilnehmen können, die Lust haben – ganz ohne Zwang und Überwachung.

4. Macht Pausen – auch mit den Kolleg:innen – und schnappt frische Luft

Auch andere Gewohnheiten aus dem Arbeitsalltag im Büro sollten zuhause adaptiert werden. Geht zwischendurch in die Küche und holt euch einen Kaffee oder Tee, wenn ihr das sonst auch so macht.

Legt ihr für gewöhnlich mittags eine halbe Stunde oder eine ganze Stunde Mittagspause ein? Dann tut dies genauso zuhause und esst nicht nebenbei etwas bei der Arbeit vor dem Bildschirm. Es ist wichtig, dem Kopf und dem Körper eine Pause zu gönnen und vor allem auch die Augen zwischendurch mal vom Bildschirm abzuwenden. Insbesondere zuhause fallen „echte“ Meetings, bei denen man sich Angesicht zu Angesicht gegenübersitzt weg und werden zu zusätzlicher Zeit vor dem Computer.

Außerdem: Wenn der Gang zur Kantine oder die Mittagspause in der Innenstadt ausfällt, ist es umso wichtiger, auch mal an die frische Luft zu gehen. Sei es eine kurze Kaffeepause auf dem Balkon oder – wenn das in der derzeitigen Situation möglich ist – ein Gang um den Block. Das hilft euch, neue Energie zu tanken.

5. Passt euer Verhalten in Online-Meetings an

Meetings vor den Computern zuhause unterscheiden sich wesentlich von jenen vor Ort im Meetingraum. Daher solltet ihr ein paar Dinge beachten und sicherstellen, um zu der problemlosen Kommunikation im Online-Meeting beizutragen.

Vor einem Meeting: Informiert die Teilnehmenden auch beim virtuellen Meeting kurz über die Inhalte des Meetings oder sendet eine Agenda, wenn die Inhalte des Termins nicht ganz klar sind. Das trägt zu einer klaren Struktur bei.
Schaltet, wenn möglich, bei Meetings eure Kamera an. So wirkt das Gespräch direkt persönlicher und alle Teilnehmenden verstehen eher, wie Aussagen von anderen Personen gemeint sind. Ebenso werden Nebentätigkeiten damit vermieden. Wenn das Internet jedoch Probleme bereitet, schaltet die Kamera besser aus.
Teilt größere Besprechungen besser in mehrere kleine auf. Dadurch wird eine aktive Kommunikation der Teilnehmenden gefördert und das Zuhören fällt leichter.
Stellt euer Mikrofon auf stumm, wenn ihr gerade nicht sprecht. So vermeidet ihr störende Hintergrundgeräusche. Nutzt außerdem ein externes Mikrofon, wenn ihr eins habt – das sorgt für deutlich bessere Tonqualität.
Wenn das Bild relevant ist: Achtet auf gute Beleuchtung, einen stimmigen Kontrast der Kleidung zum Hintergrund und die richtige Kameraposition.
Sprecht klar und deutlich und vermeidet Ironie und Sarkasmus – das kommt im Online-Meeting oft falsch rüber. Und: Lasst die anderen aussprechen.

Tipp: Verwendet Collaboration Supercards – das sind Karten, die euch helfen während Online-Meetings auf visuelle Art mit den anderen Teilnehmenden zu kommunizieren. So kann z.B. einfach gesagt werden „Slow down“, „Speed up“, „Great“ oder „Can’t hear you“ – während der andere spricht und ohne das Meeting zu stören. Die Karten können einfach selbst gemalt, ausgedruckt oder hier bestellt werden: https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/

Hilfreiche Tools: Manche Prozesse der Zusammenarbeit lassen sich aus dem Home-Office vermeintlich weniger gut realisieren, da die räumliche Zusammenkunft wegfällt. Erwägt daher die Nutzung von Online-Kollaborationstools (z.B. Mural, Miro, etc.) und Apps, die das Arbeiten von zuhause aus erleichtern. Wir selbst setzen während des Sprint Plannings beispielsweise auf die in Eigenentwicklung entstandene App ESTIMA. Sie ist eine Online-Version des Planning bzw. Scrum Pokers, mit der das ganze Team ortsunabhängig und in Echtzeit Aufwandsschätzungen abgeben kann.

Kostenlos für IoS.

Wir hoffen, dass unsere Erfahrungen bei BRICKMAKERS euch helfen, Home-Office zielführend um- und einzusetzen – ohne einen Lagerkoller zu bekommen. :-)