Foto mit Kopfhörern und Brille auf einem Schreibtisch mit Zahnradsymbol in der Mitte

Productivity Hacks Teil 1 — Die Kopfhörer Regel

Du kennst es: Du brütest seit geraumer Zeit konzentriert über einer kniffeligen Sache, als ein Kollege um die Ecke kommt, eine Frage stellt und zack — Kontext weg, Produktivität im Eimer, gute Idee für immer vergessen.

Unterbrechungen der Konzentration richten wirtschaftlichen Schaden an und können krank machen [1].

“Das ist doch ein alter Hut! Was will der Kerl?”, mag sich manch einer jetzt vielleicht denken. Ich selbst habe das bis vor kurzem auch so gesehen. Als allerdings in einer Projekt-Retrospektive der Punkt “Das mit den Unterbrechungen haben wir nicht so gut hin bekommen” aufkam und das, obwohl wir alle zwei Wochen immer wieder in Retrospektiven über unsere Zusammenarbeit sprachen, wurde ich hellhörig. Am Ende musste ich einsehen, dass es wohl doch nicht so klar ist, wie man denn jetzt mit Unterbrechungen umgeht. In dieser Artikel Mini-Serie möchte ich dir konkrete Anregungen geben, wie du mit Unterbrechungen besser umgehen kannst und so gleichermaßen deine Produktivität, ebenso wie deine Lebensqualität, erhöhen kannst.

Zu einer Unterbrechung gehören immer zwei. Einer, der unterbricht und einer, der sich unterbrechen lässt. Klingt offensichtlich, ist aber Kern der Lösung. Du kannst dich also zum einen nicht Unterbrechen lassen und zum anderen vermeiden, dass dich jemand unterbricht.

 

“Entfernte Unterbrechungen”

“Entfernte Unterbrechungen” werden durch Menschen oder Dinge verursacht, die nicht in direkter Nähe des Unterbrochenen sitzen. Das Telefon klingelt, eine E-Mail kommt rein, eine App bettelt durch eine Benachrichtigung um Aufmerksamkeit und so weiter. Die Lösung für diese Art der Unterbrechungen ist ebenso einfach wie radikal: abschalten! Wenn du dich bei deiner Arbeit konzentrieren musst, richte dir Zeitfenster ein, in denen du ungestört sein kannst und dann schalte alles aus, was dich stört. Wenn du eine Tür am Büro hast, mach’ sie zu und hänge ein “Bitte nicht stören Schild” daran. So lange du irgendwann wieder erreichbar bist, wird dein Umfeld dich verstehen und lernen, damit umzugehen.

 

“Nahe Unterbrechungen”

Wenn du mit mehreren Personen im Büro sitzt ist die Hauptquelle für Unterbrechungen vermutlich “naher” Natur. Auch hier ist die Lösung “nicht unterbrechen lassen”, die Kunst ist jedoch, das so sozialverträglich wie möglich zu tun — gerade, wenn man im Team arbeitet. Jemandem die Tür vor der Nase zu zuknallen ist zwar effektiv, aber nicht nett. Wie so oft hilft auch hier reden und gemeinsame Regeln erarbeiten. In einem früheren Team hatten wir zum Beispiel die “Kopfhörer-Regel”.

 

Die Kopfhörer-Regel

Die Kopfhörer-Regel geht in etwa so: Wer sich konzentrieren möchte, setzt sich Kopfhörer auf und sendet damit das Signal “bitte nicht stören”. Wenn andere Teammitglieder denjenigen jetzt ansprechen, tun sie das im vollen Bewusstsein, den Fokus der Person zu zerstören. Die ansprechende Person überlegt sich dann genau: Ist das, was ich gerade will, wirklich so wichtig? Und muss es jetzt, in diesem Moment geklärt werden? Oder kann ich es auch auf später verschieben? Ein plakatives Beispiel könnte hier zum Beispiel sein: Das Produktiv-System steht und die Hilfe von jedem wird benötigt. Falls es nicht so dringlich ist, wird ein anderer Kanal gewählt (Messenger, E-Mail, Zettel hinlegen) oder ganz einfach später gefragt.

In einer erweiterten Variante stellt sich derjenige, der etwas will, in das Sichtfeld der anderen Person und wartet darauf, angesehen zu werden. Wenn der Konzentrierte das schon nicht bemerkt, geht man wieder und ansonsten hat der Konzentrierte jetzt die Chance durch kurzes Kopfschütteln zu zeigen, dass es gerade nicht passt.
“Ich kann doch auch was sagen und dann kann derjenige doch immer noch sagen ‘es passt gerade nicht!’”, höre ich jemanden einwenden. Sorry, aber: Nein! In einer auf ständige Erreichbarkeit getrimmten Gesellschaft wie unserer ist “es passt gerade nicht” zu sagen ohnehin schon schwer genug. Da muss auch ein Kopfschütteln schon reichen. Einfach, weil es in dem Moment schneller geht.

Wer möchte, kann statt dem Kopfhörer auch ein “Bitte nicht stören” Schild auf den Schreibtisch stellen oder eine rote “On Air” Leuchte einschalten. Hauptsache alle wissen, wie sie sich zu verhalten haben. Aus eigener Erfahrung kann ich aber berichten, dass ein Kopfhörer hier am besten funktioniert, da er auch verhindert, dass ich mich durch Gespräche der Kollegen ablenken lasse.

 

Cliff Hanger

Es gibt viele Möglichkeiten die so freigewordene, störungsfreie Zeit effektiv zu nutzen. Eine Methode ist die Pomodoro Technik. Die stelle ich euch im zweiten Teil dieser Serie vor.

Stay tuned,
Christian

PS.: Ein fettes Danke! an 

Carolin Paul, Chris Gries, Jan Weber und an Jonas Österle
 

Links:
[1] https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Berichte/F2220-2.html

 

 

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