Digitale Prozessoptimierung ist mehr als eine neue Technologie. Die Digitalisierung bedeutet für die Verwaltung einen enormen Transformationsprozess.
Durch die enge Zusammenarbeit mit unserer Kundschaft haben wir gemeinsam Strategien und Strukturen auf den Prüfstand gestellt, Ideen verwirklicht und Geschäftsmodelle geschaffen, die in der digitalen Zukunft Bestand haben und Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt lösen. Entscheidend ist die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Doch wie sieht so ein Digitalisierungsprojekt nun konkret aus und wie kann ein abstraktes Softwareprodukt dazu beitragen, Geschäftsprozesse besser zu gestalten?
Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns das Projekt der „Mütter- und Väterberatung Region Aarau Plus“ an.
Die Mütter- und Väterberatung Region Aarau Plus in der Schweiz ist ein Verein, der junge Eltern bei der Entwicklung und Erziehung in den ersten fünf Lebensjahren ihres Säuglings oder Kleinkindes unterstützt, stärkt und begleitet. Dazu steht den Müttern und Vätern ein Team aus qualifizierten Beraterinnen tatkräftig zur Seite. Sie helfen Entwicklungsstörungen und andere Auffälligkeiten frühzeitig anzugehen und leisten so einen essentiellen Beitrag für das Kindeswohl, für die Prävention und Gesundheitsförderung. Diese Leistungen sind unverbindlich, niederschwellig und kostenfrei und werden in der ganzen Schweiz flächendeckend von unterschiedlichen Trägern angeboten. Sie können in einer Beratungsstelle vor Ort, zu Hause, per Telefon, E-Mail oder auch per Chat in Anspruch genommen werden.
„Die heutigen Mütter müssen in fünf Jahren das leisten, was die Elterngeneration in zehn Jahren geleistet hat“ weiß der Familienforscher und emeritierte Soziologieprofessor der Humboldt Universität zu Berlin, Hans Bertram. Die Gründe dafür sind vielfältig. Besonders häufig ist es jedoch der Wunsch, Kinder und Karriere unter einen Hut zu bringen. Umso höher ist der Bedarf an professioneller Hilfe bei der Entwicklung und Erziehung des Nachwuchses in der Vorschulzeit.
Die Mütter- und Väterberatung Region Aarau Plus setzte sich das Ziel, ihre Verwaltungsprozesse durch Digitalisierung zu automatisieren und somit flexibler und effizienter zu gestalten. Um mehr Zeit für das Kerngeschäft zu haben, nämlich das Kindeswohl.
Damit die Verwaltung der Termine und Prozesse nicht auf Kosten der Kernleistung, der Beratungsleistung geht, suchten unsere Auftraggebenden nach einer Lösung, die die Terminbuchung für die Eltern vereinfacht und gleichzeitig die interne Verwaltung erleichtert. In Zusammenarbeit mit der Mütter- und Väterberatung konzipierten und entwickelten wir daher eine App für iPhone, Android und das Web.
Seit Juli 2018 ermöglicht die neue App es, Termine direkt mit der persönlichen Beraterin zu vereinbaren und vermeidet so den Umweg über Telefon oder die Website über eine Zentrale. Dazu wurde der Terminkalender der Beraterinnen digitalisiert und mit der App verknüpft. Eltern sehen freie Termine nun in Echtzeit und können eine Buchungsanfrage für ihren Wunschtermin stellen. Die Beraterinnen wiederum können diese Anfragen jederzeit und von überall aus bestätigen. Anschließend erhalten die Antragsstellenden über eine Push-Benachrichtigung ein direktes Feedback, ob der Termin erfolgreich gebucht werden konnte.
Die technische Umsetzung erfolgte durch das Mobile Framework „React Native“ sowie das Web Framework ASP.NET. Das bisherige Terminbuchungssystem wurde damit vollständig erneuert; infolgedessen wurden die Web- und App-Buchungen miteinander verknüpft.
Beim UI/UX-Design der Applikation wurde die besondere Situation von Eltern und Erziehungsberechtigten bedacht – so kann man sie mit nur einer Hand problemlos bedienen. Dies ermöglicht es Eltern, auch während sie ihr Kind auf dem Arm tragen, den nächsten Termin buchen zu können oder sich im Chat wertvolle Tipps bei ihrer Beraterin einzuholen. Auch die klare Struktur und Übersicht steuern zur vereinfachten Bedienung bei. Ergänzt wird das Leistungszentrum durch das Kinderprofil. Auf Wunsch der Eltern können hier alle beratungsrelevanten Daten zu ihrem Kind hinterlegt werden. Dies ermöglicht es der Mütter- und Väterberatung, auch dann individuell auf die Bedürfnisse des Kindes einzugehen, wenn die direkte Ansprechpartnerin einmal nicht erreichbar sein sollte.
Mithilfe der App können die Beratungstermine nicht nur angenehmer und schneller gebucht werden, es bleibt auch mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten – eine Win-Win-Situation für Eltern und die Beraterinnen. Doris Feusi, Geschäftsleitung und Beraterin der Mütter- und Väterberatung Region Aarau Plus: „Die neue App vereinfacht uns die Verwaltung und ermöglicht den Eltern eine schnellere Kommunikation. Dadurch können wir und die Eltern uns wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Wertvolle Zeit mit den Kindern.“ Das Projekt ebnet für unseren Kunden den Weg in die Digitalisierung – neue Funktionen und Erweiterungen der App sind jederzeit möglich.
Gerade im sozialen Bereich ist Digitalisierung ein Thema, bei dem es auch in Deutschland reichlich Nachholbedarf gibt – fehlende Gelder, die Angst vor hohem Aufwand oder vor der Veränderung sind mögliche Gründe. Dass hier jedoch großes Potenzial steckt, zeigt die Erfolgsgeschichte unseres Kunden aus der Schweiz. Das Projekt kann als positives Beispiel und Inspiration für Andere dienen, wie Geschäftsprozesse durch Digitalisierung verbessert und zukunftsorientierter gestaltet werden können.
Bei BRICKMAKERS entwickeln wir Softwarelösungen zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche unserer Kundschaft. Das bedeutet auch, dass kein Projekt vergleichbar ist. In der Zusammenarbeit mit uns ist Flexibilität in Bezug auf Anforderungen und äußere Gegebenheiten selbstverständlich. Auch ein enger Austausch während der gesamten Projektphase ist für uns elementar. Sprich uns gerne jederzeit an, um uns deine individuellen Anforderungen und Erwartungen unverbindlich zu schildern.