Das Jahr neigt sich zu Ende, und wir möchten euch nicht unseren dritten Teil unserer Blogserie „Hybrides Arbeiten“ vorenthalten. In diesem Beitrag beleuchten wir die rechtlichen Grundlagen, die es für ein hybrides Arbeitsmodell zu klären gilt. Aller Anfang ist bekanntlich schwer. Recherche über Recherche, doch wo finde ich wirklich fundierte und richtige Informationen? Woher weiß ich welche Informationen rechtlich korrekt sind? Worauf muss ich achten bei der Umsetzung in der Praxis? Was benötige ich wirklich?
Vor einem Berg von Fragen stand ich seit Beginn meiner Tätigkeit und der Herausforderung hybrides Arbeiten/ Telearbeit in die Praxis umzusetzen. Für mich war es besonders schwierig, aus der Masse an Informationen die, für unser Unternehmen die relevanten, herauszufiltern. Eine wichtige Quelle, ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (kurz: VBG). Auf dieser Quelle basiert folgender Blogbeitrag.
Der Erstkontakt verlief sehr unkompliziert. Kurze Zeit später hatte ich einen Termin mit dem, für uns zuständigem, Mitarbeiter.
Die fundierten Informationen aus dieser sicheren Quelle möchte ich in diesem Blogbeitrag gerne mit euch teilen. Besonders zu beachten ist, dass die aufgeführten Punkte lediglich Tipps sind, die aus eigener Recherche stammen. Daher sind alle Angaben ohne Gewähr.
Auf nachfolgende Punkte, gehe ich näher ein.
Gefährdungsbeurteilungen
Unterweisung
Arbeitsschutzgesetz
Allgemein gilt:
Laut dem Gesetz muss sich ein Unternehmen zum Thema Arbeitsschutz von Externen beraten lassen oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit ausbilden, der/die dem Geschäftsführenden als Berater zu Seite steht – und zwar 0,5 Stunden pro Mitarbeitenden, pro Jahr.
Die Gefährdungsbeurteilung beleuchtet zwei Teilbereiche. Zum einen den technischen Bereich und zum andern den Bereich der Psyche.
Gefährdungsbeurteilung Vorlage
Diese Checkliste ist für die Büroräumlichkeiten, aber auch für die Telearbeitsplätze verwendbar. Laut VBG werden die ausgefüllten Gefährdungsbeurteilungen nicht geprüft. Im Falle eines Arbeitsunfalles wird dies aber als Grundlage verwendet. Für die Telearbeit gelten gleiche Arbeitsschutzrechtlinien, wie im Büro. Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, diese in einem Call mit den Mitarbeitenden durchzugehen und bei Bedarf Fragen und Unklarheiten zu klären.
Wie haben wir bei BRICKMAKERS diese Situation gelöst? Bei Unterschrift des Telearbeitsvertrages haben wir uns zusätzlich Bilder des Arbeitsplatzes senden lassen, um sicherzugehen, dass dieser den Arbeitsschutzrichtlinien entspricht. Die daraus resultierenden Themen sind erste Grundsteine unseres neuen Konzeptes zum betrieblichen Gesundheits-Management (Tipp: hier kann man den/die Ansprechpartner*in des VBG nach Hilfe Fragen für die Umsetzung des Workshops).
Dieser Baustein ist relativ neu. Hierzu gehört der Ausschluss aller Faktoren, die die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz belasten und zu Stress führen können. Man kann diese ebene als Vorstufe zum betrieblichen Gesundheitsmanagement sehen. Der Geschäftsführer ist dazu verpflichtet, in Terminen die psychische Situation der Mitarbeitenden zu erfragen. Wie viel Stress herrscht vor? Was kann der Arbeitgeber tun, um das Stresslevel zu reduzieren? Wie empfindet die Mitarbeitenden das soziale Miteinander?...
Wie werden wir dies als BRICKMAKERS angehen, besonders mit der Herausforderung einer hybriden Arbeitsplatzkultur? Unsere Empfehlung ist ein Workshop zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen für die jeweiligen Unternehmensbereiche (bei uns: Projektteams) mit der Zielsetzung: was können wir an unserem Arbeitsplatz/ dem Arbeitsalltag verbessern, um den Stress und psychischen Herausforderungen zu reduzieren oder gar zu eliminieren?
Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen aus dem Bereich Arbeitsschutz, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Die Themenpunkte der Gefährdungsbeurteilung können beispielsweise die einzelnen Inhalte der Unterweisungen darstellen.
Nachfolgend einige Beispiele:
Arbeitszeit: Hier bedarf es zum Beispiel der Vorstellung des Arbeitszeitgesetzes und eigenen, betrieblichen Regelung dazu, wie das flexible Arbeitszeitmodell, Pausenzeitregelungen etc.
äußerliche Einwirkungen: Es sollten die äußerlichen Bedingungen der Arbeitsumgebung geklärt werden, wie die das optimale Raumklima, die Beleuchtung und welche akustischen Bedingungen ein Arbeitsplatz erfüllen sollte.
Ergonomie: Wie wird der Schreibtisch und der Schreibtischstuhl richtig eingestellt??
Förderung von Bewegung: Eine kleine Bewegungseinheit zur Anleitung der Schulterentspannung oder andere Bewegungsübungen sind erste Schritte in Richtung betrieblichem Gesundheitsmanagements.
Arbeitsunfälle: Besonders wichtig ist das Thema Unfallversicherung am Arbeitsplatz. Es gibt einige Formalitäten die zu beachten sind. Um ein Beispiel zu nennen: Wenn man sich auf dem Weg zur Arbeit eine kleine Verletzungen zuzieht, wegen der man gewöhnlich nicht zum Arzt geht, sollte trotzdem gemeldet und notiert werden falls Folgethemen entstehen (dies gilt auch für das Homeoffice).
Wie setzen wir die Unterweisungen in die Praxis um? Wir planen eine Videoreihe, die sich jeder verpflichtend anschauen muss. Videos haben den Vorteil, dass die Unterweisung nicht an einen Tag und eine Uhrzeit gebunden ist und man sich jederzeit die beliebigen Themen erneut ins Gedächtnis rufen kann. Unsere HR-Software (HRworks) bietet die Möglichkeit, sich zeit-und ortsunabhängig von den Mitarbeitenden bestätigen zu lassen, dass das Video angesehen und verstanden wurde und die Umsetzung der Inhalte zukünftig erfolgt.
Diese Unterweisungen sind einmal im Jahr verpflichtend durchzuführen. Diese können von der Sicherheitsfachkraft durchgeführt werden oder ein/e Mitarbeitende wird zur QM/Arbeitsschutzmanager benannt, der den Geschäftsführer bei dieser Tätigkeit ersetzt.
Sicherheitsbeauftragte sorgen dafür, dass in den Unternehmen Maßnahmen durchgeführt werden, um Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten zu verhindern. In einem Unternehmen von ca. 100 Mitarbeitenden werden zum Beispiel zwei Sicherheitsbeauftragte empfohlen.
Ersthelfer: 5% der Mitarbeitenden vor Ort im Office müssen als Ersthelfer ausgebildet sein(Wichtig: VBG bezahlt diese Schulung).
Ebenfalls werden Brandschutzhelfer benötigt. Dies bedarf ebenfalls einer Ausbildung (z.B. Probe mit Feuerlöscher).
Ich wurde ebenfalls darüber informiert, dass es Änderungen im Bereich Unfälle im Homeoffice gibt (zum Beispiel: die Nachweispflicht bei Unfällen besteht mittlerweile beim VBG nicht mehr bei den Arbeitnehmern)
Insgesamt lässt sich feststellen, dass Arbeitsschutz im Betrieb nicht dem Zufall überlassen werden darf. Das Arbeitsschutzgesetz macht keine spezifischen Vorgaben, wie die Richtlinien in der Praxis genau umzusetzen sind. Daher obliegt es dem Arbeitgeber, die für seine Branche relevanten Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen und dementsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Es empfiehlt sich, für das eigene Vorgehen einen Praxisleitfaden zu erstellen, in dem einzelne Schritte und Erkenntnisse dokumentiert werden.
Fragen und Anregungen dazu, gerne an miriam.schuff@brickmakers.de